Vi vill göra det rätta – vår Speak-Up Line!

När kan jag rapportera oegentligheter?

Vi uppmanar dig att berätta för oss om du upplever eller blir vittne till oegentligheter. Som oegentligheter betraktas:

• Korruption
• Allvarliga oegentligheter rörande bokföring, internkontroll och revision
• Finansiella bedrägerier
• Brott mot konkurrenslagar
• Otillåten samverkan med leverantörer, underleverantörer och representanter
• Andra aktiviteter som enligt lag, förordning eller avtal utgör en allvarlig överträdelse (t.ex. diskriminering, trakasserier, barnarbete, eller andra brott mot mänskliga rättigheter samt förstöring av egendom)
• Maktmissbruk eller missbruk av tjänsteställning i något otillåtet eller dolt syfte
• Andra oegentligheter som rör Billerud vitala intressen eller enskildas liv och hälsa, t.ex. allvarliga miljöfaror och allvarliga brott mot företagets uppförandekod och policyer

Vår Speak-Up Line

I situationer där det inte är möjligt att vara öppen med sin identitet har Billerud ett konfidentiellt rapporteringssystem, där den som har skäl att tro att ett allvarligt missförhållande föreligger kan rapportera sina misstankar anonymt.

”Speak-Up Line” är namnet på Billeruds visselblåsarkanal, som tillåter konfidentiell rapportering. Den tillhandahålls av en tjänsteleverantör (en tredje part), men systemet administreras av Billerud. Speak-Up Line är en webbaserad portal som är tillgänglig på alla enheter, inklusive smarta telefoner.

Om du skickar in en rapport får du en unik rapportnyckel och ett lösenord så att du kan kommunicera med den ärendeansvarige på ett säkert sätt. Du bör regelbundet kontrollera i systemet om det kommit något svar eller någon återkoppling från den ärendeansvarige. Återkopplingen tillhandahålls inom sju dagar från det att rapporten skickats in.

Ditt meddelande behandlas på ett säkert sätt

Endast utsedda så kallade Speak-Up Line Officers har åtkomst till rapporter och meddelanden som inkommit via Speak-Up Line. Dessa är ansvariga för Speak-Up Line och behandlar rapporterna. Vid behov kan personer som tillför expertis inkluderas i utredningen. Dessa personer får tillgång till relevant data och förbinder sig till sekretess.

Alla personuppgifter hålls alltid skyddade och anonymiseras. De raderas i enlighet med bestämmelser och interna föreskrifter, när personuppgifterna inte längre behövs och/eller när ärendet är färdigbehandlat och avslutat. Systemet garanterar anonymitet för personen som skickar in rapporten. Tjänsten är åtskild från Billeruds IT-miljö. IP-adresser eller andra uppgifter som skulle kunna identifiera personen som skickar meddelandet spåras inte. Meddelandena krypteras och kan endast avkrypteras av personer utsedda för detta ändamål. Tjänsteleverantören kan inte avkryptera och läsa meddelandena.

Billerud hanterar alla rapporter konfidentiellt och skyddar personer som skickar in en rapport från repressalier, så länge rapporten lämnats i god tro.

Rättigheterna för de personer som nämns i en rapport omfattas av relevant dataskyddslagstiftning. De personerna har rätt att få tillgång till uppgifter om sig själva. Om informationen är felaktig, ofullständig eller föråldrad har de rätt att kräva att uppgifterna ändras eller raderas. Dessa rättigheter gäller med förbehåll för att ge företräde för de skyddsåtgärder som krävs för att förhindra förstörelse av bevismaterial eller försvårande av behandlingen och utredningen av ärendet.

Om du är anställd ber vi dig att förutom den här informationen också läsa de interna riktlinjerna rörande Speak-Up Line. Vi rekommenderar att du går in på Speak-Up Line från en enhet som inte är ansluten till Billeruds nätverk.

Speak-Up Line finns tillgänglig här: https://report.whistleb.com/sv/billerud

Läs mer om vår uppförandekod här.

För mer information om hur vi hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har, vänligen läs Privacy Notice. Den hittar du HÄR

Billerud uppmuntrar visselblåsare att använda den interna kanalen för att rapportera misstänkta eller faktiska överträdelser. Visselblåsare har dock också möjligheten att, utan risk för repressalier, rapportera sådana händelser till externa kanaler etablerade av behöriga lokala myndigheter eller till externa kanaler etablerade av EUs behöriga institutioner, myndigheter eller organ (nedan ”EU-organ”).

Vid rapportering till en extern kanal etablerad av en behörig lokal myndighet eller ett behörigt EU-organ ska den behöriga lokala myndigheten eller EU-organet ha processer för mottagande och uppföljning av rapporter.

För information om behöriga lokala myndigheter med externa kanaler i Sverige och deras ansvarsområden, se aktuell version av Förordning (2021:949) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. Förordningen och dess bilaga är tillgänglig via den här länken och via Riksdagens hemsida, www.riksdagen.se.